1. Ohne Ziel starten
Fehler: Der Auftrag lautet „mehr Termine“. Niemand weiß, wie viele Neukunden in welchem Zeitraum nötig sind und was ein Neukunde wert ist. Gegenmittel: Ziel in Neukunden und Zeitraum festlegen und rückwärts rechnen, wie viele Gespräche und Termine dafür nötig sind. Der Rechner hilft dabei.
2. Termin nicht definieren
Fehler: Der Vertrag spricht von „qualifizierten Terminen“, ohne zu sagen, was das ist. Später streiten beide Seiten über einzelne Termine. Gegenmittel: Mindestkriterien schriftlich festlegen (Position, Unternehmensgröße, Anlass, Form, Dauer) und eine Reklamationsfrist vereinbaren. Siehe Abschnitt 6.
3. Das Briefing unterschätzen
Fehler: Ein einstündiges Gespräch und eine Präsentation sollen reichen. Die Anrufer kennen danach weder typische Einwände noch Ausschlusskriterien. Gegenmittel: Schriftliches Briefing mit Nutzen je Zielgruppe, häufigen Fragen, Referenzen, Wettbewerbern und Ausschlüssen. Den Leitfaden vor dem Start lesen und freigeben.
4. Zu lange binden
Fehler: Ein Jahresvertrag ohne Testphase wird unterschrieben, weil der Monatspreis dann niedriger ist. Gegenmittel: Befristete Testphase mit Ausstiegsrecht. Der Preisvorteil eines langen Vertrags ist nichts wert, wenn die Zielgruppe nicht reagiert.
5. Nur Termine zählen
Fehler: Der Bericht nennt Termine, aber keine Rohzahlen. Bleiben Termine aus, weiß niemand, warum. Gegenmittel: Rohzahlen entlang des Trichters verlangen, wie in Abschnitt 8 beschrieben.
6. Keine Rückmeldung geben
Fehler: Termine werden geführt, aber der Dienstleister erfährt nie, welche etwas gebracht haben. Gegenmittel: Zu jedem Termin kurz zurückmelden: brauchbar ja oder nein, warum, nächster Schritt. Eine feste wöchentliche Abstimmung einplanen.
7. Termine nicht wahrnehmen können
Fehler: Der Vertrieb ist ausgelastet, Termine werden verschoben oder halbherzig geführt. Gegenmittel: Vor dem Start klären, wer wie viele Termine je Woche übernehmen kann, und eine Obergrenze vereinbaren.
8. Daten beim Dienstleister lassen
Fehler: Listen, Notizen und Sperrvermerke liegen nur im System des Dienstleisters. Bei Vertragsende fängt man von vorne an und weiß nicht, wen man schon angerufen hat. Gegenmittel: Alle Daten in Ihrem CRM führen lassen oder eine vollständige Übergabe vertraglich vereinbaren, einschließlich der Widersprüche.
9. Die Rechtslage dem Dienstleister überlassen
Fehler: Man verlässt sich darauf, dass der Dienstleister „weiß, was erlaubt ist“. Bei unzulässigen Anrufen oder E-Mails haften Sie als Auftraggeber mit. Gegenmittel: Sich zeigen lassen, wie der Dienstleister die Zulässigkeit je Kanal begründet, woher die Daten stammen und wie Widersprüche umgesetzt werden. Einzelheiten in Abschnitt 10.
10. Zu früh aufgeben oder zu lange weitermachen
Fehler: Nach drei Wochen ohne Abschluss wird abgebrochen, oder nach Monaten ohne brauchbare Termine wird weiter bezahlt. Gegenmittel: Vor dem Start festlegen, welche Zahlen nach welcher Zeit erreicht sein müssen, und danach entscheiden. Abschlüsse brauchen in vielen B2B-Märkten länger als eine Testphase; messen Sie deshalb auch Zwischenschritte wie stattgefundene Termine und Angebote.